Constats après 6 semaines!

Dans l’effervescence de nos vies professionnelles, le stress est malheureusement une perturbation trop souvent présente. Il y a quelques semaines, nous avons pris des actions concrètes afin d’éliminer des sources de stress subtiles, mais omniprésentes, qui nuisent à faire « tripper notre cerveau ». Parce qu’un cerveau qui trippe est un cerveau productif!
Voici nos 4 stratégies visant à repenser nos façons de travailler pour diminuer le stress. Découvrez ce qui fonctionne le mieux, du moins pour nous!

Stratégie 1: La gestion des notifications

Nous sommes bombardés de notifications qui dérangent notre cerveau (courriel, textos, message TEAMS, messages provenant des réseaux sociaux, etc.). Nous avons tenté de les éliminer et force est d’admettre que pour le moment, réduire est suffisant. Changer des habitudes n’est pas facile. Il n’y a pas de solution miracle qui fonctionne à tout coup pour tout le monde. Une chose est certaine, diminuer au maximum les «ding» nous aide à rester focus plus longtemps dans nos tâches en cours.

Stratégie 2 : La journée de travail en profondeur

Travailler sur des tâches qui demandent plus de concentration sans ressentir l'urgence de répondre instantanément aux messages de nos collègues est une belle victoire! En se concentrant sur des périodes dédiées à des tâches spécifiques qui demandent plus de jus de cerveau, on parvient à gérer plus efficacement notre temps. Se créer une règle pour les urgences « code rouge » nous a permis de conserver une communication efficace!

Stratégie 3 : Le téléphone, mon meilleur ami
Stratégie gagnante pour justement gagner du temps, le téléphone! On l’utilise beaucoup plus pour se parler de vive voix ou par vidéoconférence! On surutilise les textos et courriels en croyant faussement que c’est plus rapide, mais on peut maintenant témoigner que c’est faux. Le temps de réponse de notre interlocuteur nous place souvent dans un délai d’attente. En appelant, on obtient une réponse plus rapide et ça nous permet de dire un « bonjour » de vive voix! Pas mal plus humain et agréable au final!

Stratégie 4 : Les courriels ont leur limite

On perd souvent trop de temps à écrire de longs messages détaillés ou d’attendre une réponse des autres par courriel. Notre truc : quand on commence à «dérouler le rebord», c'est un signe de prendre le téléphone! En utilisant adéquatement les courriels pour les suivis d’approbation, résumés de conversation ou pour garder des traces écrites, on gagne du temps et on diminue considérablement les messages!


En conclusion

La majorité d’entre nous ont ressenti l’effet positif de nos actions et se sentent moins stressées. Définitivement, lorsque notre cerveau est interrompu, il lui faut plusieurs minutes avant de retrouver son même niveau de concentration. Notre nouvelle devise : un cerveau qui trippe est un cerveau productif! La simple prise de conscience de cette réalité nous fait déjà évoluer vers un meilleur équilibre tant au niveau de l’accomplissement que du bien-être mental. La diversité des exigences professionnelles, ainsi que les besoins de chacun, nécessitent tout de même une adaptation. Ce qui fonctionne pour certains peut être moins approprié pour d'autres. Il est donc essentiel de faire preuve de gros bon sens!

Des habitudes, ça prend du temps à changer. C’est comme l’entrainement, ça demande de la motivation et de l’effort pour adopter de nouvelles façons de faire. Ancrer de saines habitudes pour notre bien-être mental, c’est un travail en continu, mais il ne faut pas lâcher. Nos 2 stratégies chouchous : le téléphone et la journée de travail en profondeur! Des boites courriel moins débordées et d'avoir des périodes dédiées où on travaille de manière concentrée ça nous plait!! Notre première lutte de 6 semaines est assez convaincante pour passer en phase 2! On poursuit sur notre belle lancée pour faire de ces nouvelles stratégies, des habitudes qui seront bien ancrées au sein de l’équipe et surtout qui permettront de faire tripper nos beaux cerveaux!

Comment ça se vit chez nous la gestion responsabilisante et participative? 

On me demande souvent ce que c'est? Comment on y arrive? Pourquoi on aime ce modèle de gestion?  

C'est très humblement que je vous partage des idées et concepts qui marchent chez Beez, autant pour moi que pour les gens que j’embauche.  

Culture d’entreprise  

Premièrement, Il y a une culture d’entreprise qui doit être définie (bien qu’en constante évolution) et endossée par tous les membres de l’équipe. Quand une personne fit moins, ça se sent très rapidement. L’empathie, l’entraide et la générosité deviennent des qualités qui favorisent une belle cohésion. 

Être capable de s’arrêter et réfléchir 

Mettre en place un mode de gestion participative et responsabilisante, ça ne se fait pas en criant ciseaux... et ça commence bien avant qu’on décide de l’appeler comme ça! Depuis 20 ans chez Beez, le concept de réunion annuelle existe. C'est un moment de réflexion, de mise au point, de direction et d’enlignements stratégiques. Ça m'a toujours paru très juste et normal de partager une vision avec l’équipe si je veux qu’on avance ensemble dans la même direction.  

Pendant longtemps, j’ai fait ça à 2, en ayant préalablement consulté l’équipe, mais en ayant, aussi, cette fausse impression que je devais dire où et comment y aller. De retour, je prenais le temps de transmettre à l’équipe. Maintenant, c’est en groupe que ça se passe. Les problématiques et les opportunités, on les observe et on les gère ensemble.  

Croire en l’intelligence collective 

Ça prend une bonne dose d'ouverture et beaucoup d’écoute. Les gens n’ont pas toujours les bons mots et ne mettent pas toujours le doigt exactement sur le bobo, mais ils savent puisqu’ils baignent dedans au quotidien. C’est eux qui ont l’information et c’est en réfléchissant ensemble qu’on a les réponses et solutions. Ainsi, en se mettant tous au même diapason, tout se met en branle de façon assez magique, et ce, avant même que le plan de match ne soit terminé! 

On est co-responsable 

C’est là qu’entre en jeu la co-responsabilité. La fameuse phrase « Ensemble on va plus loin » est tellement vraie. Le leader qui veut tout diriger et contrôler est, selon moi, voué à la fatigue et à l’échec, car pousser les gens est vraiment épuisant. Porter seul la charge de dossier peut-être démotivant et lourd. On n'a pas tous les talents d'où l'importance que chacun soit dans ses forces. On est, aussi, co-responsable de l’esprit d’une équipe et de son niveau de bonheur! 

voir vidéo inspirante: https://www.youtube.com/watch?v=tuE-P9_Dm8U

Être réaliste dans les attentes  

Tous les défis ne sont pas à la portée de tous et de manière égale et équitable. Un nouveau qui débute sa carrière n’a pas la même expérience pour décortiquer et analyser un projet ni pour rebondir. Il est important de donner des responsabilités à leur hauteur. Dans un environnement de ce genre, tous veulent contribuer et se rendre utiles. C’est pourquoi je divise les projets et dossiers et que je demande qui se sent interpellé pour le prendre en charge ou pour collaborer avec le responsable du projet. Il y a, aussi, les projets comme le party de Noël, qui peuvent être à la charge d’un nouveau. On s’entend que c’est une belle façon de se faire les dents sans que les conséquences puissent être trop difficiles. Apprendre à la dure a ses bons côtés, mais je préfère la douceur! En bonus, j’ai la chance de vivre un party de Noël complètement différent d’une année à l’autre, qui en plus est une totale surprise (pour moi qui adore les surprises en plus, c'est win-win!) 

Être à l’écoute et se donner du temps 

Les équipes ont besoin de me consulter. L’idée n’est pas qu’elles se sentent pitcher dans l’inconnu, comme il n’y a pas de médaille pour avoir tout fait sans demander de l'aide ou un avis, bien que j’encourage l’autonomie et la débrouillardise. Ça prend du temps, on fait des tests, il y a des concepts qu’on questionne, revisite, qu’on améliore et d’autres qu’on ne reconduit tout simplement pas. La plupart, pour ma plus grande joie, s’améliorent. Mais l’écoute doit être une qualité primordiale, car lorsqu’on écoute bien, on sait!  

Il nous arrive même de méditer pour mieux écouter. Ça peut sembler bizarre les premières fois pour certaines personnes et ça me gênait, moi aussi, les premières fois, mais l’équipe le demande. Ça doit faire du bien à tout le monde finalement. 

En fin de compte, c'est une foule de choses qui font que ça marche pour moi, pour Beez. On travaille fort, dans un but commun, tous dans le même bateau et on va plus loin, ensemble.  

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